【コピペOK】中小企業の総務部門で使える生成AIプロンプト10選
総務業務ですぐ使える実践的なプロンプト10個を紹介。社内通知、議事録、マニュアル、FAQ、求人票、研修企画など、コピペするだけで使えます。
総務は「社内文書」「規程・マニュアル」「採用」「社内通知」「イベント企画」など業務が多岐にわたります。定型業務が多いからこそ、AIで効率化しやすい部門です。
本記事では、総務部門で「明日からそのまま使える」プロンプトを10個厳選しました。すべてコピペして、【 】の部分を自社の情報に書き換えるだけで使えます。
想定読者
- 中小企業の経営者・総務担当者の方
- 生成AIを総務業務に取り入れたいが、プロンプトの書き方が分からない方
この記事で得られること
- 総務部門ですぐ使える実践的なプロンプト10個（コピペOK）
- プロンプトの「型」と応用のコツ
- 生成AI活用時の注意点
目次
生成AIプロンプトの基本——「型」を覚えれば怖くない
そもそも「プロンプト」とは？
プロンプトとは、ChatGPTやClaude、Geminiなどの生成AIに対して出す**指示文（お願いの文章）**のことです。人間の部下に仕事を頼むときと同じで、指示が具体的であればあるほど、質の高い回答が返ってきます。
良いプロンプトの「型」——4つの要素
| 要素 | 説明 | 例 |
|---|---|---|
| 🎭 役割（Role） | AIにどんな専門家として振る舞うか指定 | 「あなたは総務部門の担当者です」 |
| 🎯 目的・背景（Context） | なぜその作業が必要かを伝える | 「全社員向けの通知のために…」 |
| 📋 条件・制約（Constraints） | 文字数・トーン・含める情報を指定 | 「300文字程度で、です・ます調で」 |
| 📤 出力形式（Format） | どんな形で出力してほしいかを指定 | 「ステップ形式で」「表形式で」 |
💡 ポイント： プロンプト内の固有名詞（会社名、金額、日付など）には、実際の機密情報を入れず
〇〇やダミーの情報を使いましょう。AIに入力した内容は外部サーバーに送信される可能性があります。プロンプトの5W1Hフレームワークや構造化のコツをさらに深く学びたい方は「プロンプトエンジニアリング実践講座」もあわせてご参照ください。
総務部門で使えるプロンプト10選
① 社内通知文の作成
想定シーン： 年末年始休業、オフィス移転、制度変更などの社内通知を素早く作りたい。
あなたは中小企業の総務部門の担当者です。
以下の内容について、全社員向けの社内通知文を作成してください。
# 条件
- 「です・ます調」の丁寧な文体で書くこと
- 最初に結論（何が変わるか）、次に詳細、最後に問い合わせ先の構成にすること
- 従業員が「自分は何をすればいいか」が明確にわかる内容にすること
- 300文字程度
# 通知内容
- 件名：【〇〇に関するお知らせ】
- 内容：【〇〇（例：年末年始休業、オフィス移転 など）】
- 適用開始日：【〇〇年〇〇月〇〇日】
- 従業員がとるべきアクション：【〇〇】
- 問い合わせ先：【総務部 〇〇】② 会議のアジェンダ（議題）作成
想定シーン： 定例会議や部門会議のアジェンダを、所要時間・担当者込みで作成したい。
あなたは中小企業の総務部門の担当者です。
以下の情報をもとに、会議のアジェンダ（議題）を作成してください。
# 条件
- 各議題に「所要時間」「担当者」「目的（情報共有/議論/決定）」を明記すること
- 全体の所要時間が会議の予定時間内に収まるようにすること
- 最後に「次回のアクションアイテム確認」の時間を設けること
- すぐ印刷・配布できるフォーマットにすること
# 入力情報
- 会議名：【〇〇（例：月次経営会議、部門定例ミーティング）】
- 日時：【〇〇年〇月〇日 〇〇時〜〇〇時（〇〇分間）】
- 参加者：【〇〇（例：社長、営業部長、経理部長、総務部長）】
- 議題（箇条書き）：
- 【〇〇（例：先月の売上報告）】
- 【〇〇（例：新規採用の進捗共有）】
- 【〇〇（例：オフィス移転スケジュールの決定）】
- 【〇〇（例：その他連絡事項）】
# 出力形式
| No. | 議題 | 所要時間 | 担当者 | 目的 |③ 議事録の整理
想定シーン： 会議中にとった雑多なメモを、読みやすい議事録に整理したい。
あなたは中小企業の総務部門の担当者です。
以下の会議メモを、正式な議事録の形式に整理してください。
# 条件
- フォーマットに沿って整理すること（下記参照）
- メモの内容を文意を変えずに、読みやすい日本語に整えること
- 「決定事項」と「アクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）」を必ず抽出すること
- 次回会議の予定がわかれば記載すること
# 会議情報
- 会議名：【〇〇】
- 日時：【〇〇年〇月〇日 〇〇時〜〇〇時】
- 場所：【〇〇（例：本社会議室A / Zoom）】
- 参加者：【〇〇、〇〇、〇〇】
- 欠席者：【〇〇】
# 会議メモ
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【ここに会議中のメモを貼り付けてください】
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# 出力フォーマット
1. 会議情報（会議名、日時、場所、参加者）
2. 議題ごとの内容
- 議題：
- 議論内容の要約：
- 決定事項：
3. アクションアイテム一覧
| 担当者 | 内容 | 期限 |
4. 次回会議の予定④ 社内マニュアルの作成
想定シーン： 特定の業務手順を、新人でもわかるステップバイステップのマニュアルにしたい。
あなたは中小企業の総務部門のベテラン社員です。
以下の業務について、新入社員でも一人で対応できる
ステップバイステップの社内マニュアルを作成してください。
# 条件
- 専門用語を使わず、初めてこの業務に携わる人でも理解できる表現で書くこと
- 各ステップに「操作の説明」と「注意点」を含めること
- よくあるトラブルとその対処法を2〜3個含めること
- 問い合わせ先（分からないときの相談先）を明記すること
- 全体で600〜1000文字程度
# 入力情報
- マニュアルのタイトル：【〇〇（例：来客対応マニュアル、郵便物処理マニュアル）】
- 業務の概要：【〇〇（例：来客があった際の受付から会議室案内までの一連の流れ）】
- 使用するツール/システム：【〇〇（例：内線電話、来客管理システム）】
- 関連部署/担当者：【〇〇】
# 出力形式
1. マニュアルのタイトル
2. 目的
3. 業務の流れ（ステップ形式）
4. よくあるトラブルと対処法
5. 問い合わせ先⑤ 社内FAQ作成
想定シーン： 総務への問い合わせが多い質問をFAQにまとめ、社内ポータルに掲載したい。
あなたは中小企業の総務部門のリーダーです。
以下のカテゴリについて、社員からよく聞かれる質問と回答をまとめた
社内FAQ（よくある質問と回答集）を作成してください。
# 条件
- カテゴリごとに質問をまとめること
- 各回答は100〜150文字程度で、簡潔かつ正確に記載すること
- 「です・ます調」の丁寧な表現で書くこと
- 各質問に関連する社内規程や申請フォームがあれば記載すること
- カテゴリごとに5〜7問ずつ作成すること
# FAQのカテゴリ
- 【〇〇（例：勤怠管理 — 有給申請、遅刻連絡、残業申請 など）】
- 【〇〇（例：経費精算 — 申請方法、締め切り、立替払い など）】
- 【〇〇（例：備品・設備 — 購入依頼、修理依頼、会議室予約 など）】
- 【〇〇（例：福利厚生 — 健康診断、慶弔見舞金、資格取得支援 など）】
# 出力形式（カテゴリごと）
## カテゴリ名
**Q1：質問文**
A1：回答文
参考：（関連する社内規程名やリンクがあれば記載）⑥ 社内規程の見直し補助
想定シーン： 既存の社内規程を法改正に合わせて見直したい。修正前後の対照表を作ってほしい。
あなたは中小企業の人事・総務コンサルタントです。
以下の社内規程について、見直しのポイントを洗い出し、
修正前後の対照表を作成してください。
# 条件
- 修正が必要な箇所を優先度順にリストアップすること
- 修正前・修正後の対照表形式で記載すること
- 修正理由（法改正、実態との乖離 など）を明記すること
- ※AIの出力は「たたき台」です。最終版は必ず社会保険労務士・弁護士にご確認ください
# 入力情報
- 規程名：【〇〇（例：就業規則、テレワーク規程、情報セキュリティ規程）】
- 見直しのきっかけ：【〇〇（例：法改正、働き方改革、制度の新設）】
- 現行規程の概要/本文：
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【ここに現行規程の該当部分を貼り付けてください】
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# 出力形式
1. 見直しポイントのサマリー
2. 修正前後の対照表
| No. | 条項 | 修正前 | 修正後 | 修正理由 |
3. 補足コメント（注意事項・専門家への確認推奨事項）⑦ 求人票の作成
想定シーン： ハローワークや求人サイトに掲載する求人票を、魅力的に作成したい。
あなたは中小企業の採用担当者です。
以下の情報をもとに、求職者にとって魅力的な求人票を作成してください。
# 条件
- 堅すぎず、親しみやすいトーンで書くこと
- 仕事内容は「入社後に何をするか」が具体的にイメージできるよう書くこと
- 自社の魅力や働く環境のアピールポイントを3つ以上含めること
- 応募資格は「必須条件」と「歓迎条件」を分けて記載すること
- 全体で500〜800文字程度
# 入力情報
- 募集職種：【〇〇（例：営業職、経理事務、Webデザイナー）】
- 雇用形態：【〇〇（例：正社員、パート）】
- 仕事内容の概要：【〇〇】
- 必須スキル・経験：【〇〇】
- 歓迎スキル・経験：【〇〇】
- 給与：【〇〇（例：月給25万〜35万円）】
- 勤務地：【〇〇】
- 勤務時間：【〇〇】
- 休日・休暇：【〇〇】
- 福利厚生：【〇〇】
- 会社の魅力・アピールポイント：【〇〇（例：残業少なめ、リモートワーク可、少数精鋭）】
# 出力形式
1. キャッチコピー（求人タイトル）案を3つ
2. 仕事内容
3. 応募資格（必須/歓迎）
4. 待遇・福利厚生
5. 会社の魅力・メッセージ⑧ 採用面接の質問リスト作成
想定シーン： 面接で聞くべき質問を、カテゴリ別に整理して準備したい。
あなたは中小企業の人事担当者です。
以下の情報をもとに、採用面接で使用する質問リストを作成してください。
# 条件
- 質問はカテゴリ別に整理すること
- 各質問に「この質問で何を見極めるか」の評価ポイントを付記すること
- 圧迫面接にならないよう、答えやすいオープンな質問にすること
- 法律上NGな質問（出身地、家族構成、宗教など）は含めないこと
- 合計15問程度
# 入力情報
- 募集職種：【〇〇（例：営業職、事務職、エンジニア）】
- 求める人物像：【〇〇（例：主体性がある、チームワークを重視、学習意欲が高い）】
- 重視するスキル/経験：【〇〇】
- 面接の段階：【〇〇（例：一次面接、最終面接）】
# 出力形式（カテゴリ別）
## カテゴリ名（例：志望動機、職務経験、対人スキルなど）
| No. | 質問 | 評価ポイント |⑨ 社内研修プログラムの企画
想定シーン： 社内研修の企画書を作りたい。目的、内容、スケジュール、効果測定まで。
あなたは中小企業の人材育成担当者です。
以下の情報をもとに、社内研修プログラムの企画書を作成してください。
# 条件
- 「目的 → 対象者 → 内容 → スケジュール → 効果測定方法」の構成で書くこと
- 研修内容は具体的なカリキュラム（時間割形式）で記載すること
- 座学だけでなく、ワークショップやグループワークを含めること
- 効果測定の方法（アンケート、テスト、業務での実践報告 など）を提案すること
- 全体で500〜800文字程度
# 入力情報
- 研修テーマ：【〇〇（例：ビジネスマナー研修、情報セキュリティ研修、リーダーシップ研修）】
- 対象者：【〇〇（例：新入社員、中堅社員、管理職）】
- 参加人数：【〇〇名程度】
- 研修時間：【〇〇時間（例：1日 / 半日 / 2時間）】
- 研修の目的：【〇〇（例：基本的なビジネスマナーを習得させる）】
- 特に学んでほしいこと：【〇〇】
# 出力形式
1. 研修の目的・ゴール
2. 対象者・参加条件
3. カリキュラム（時間割形式）
| 時間 | 内容 | 形式（講義/ワーク/グループ） |
4. 必要な準備物
5. 効果測定方法
6. 予算の目安（概算）⑩ 社内イベントの企画案作成
想定シーン： 忘年会、歓迎会、社員旅行などの企画案を、3パターン提案してほしい。
あなたは中小企業の総務部門のイベント企画担当者です。
以下の情報をもとに、社内イベントの企画案を3パターン作成してください。
# 条件
- 3パターンはそれぞれコンセプトが異なるものにすること
（例：定番型 / カジュアル型 / ユニーク型）
- 各パターンに「概要、タイムスケジュール、概算予算、メリット・デメリット」を含めること
- 幹事が実行しやすいよう、具体的な段取りを記載すること
- 参加者の満足度が高くなるような工夫を盛り込むこと
# 入力情報
- イベントの種類：【〇〇（例：忘年会、歓迎会、社員旅行、チームビルディング）】
- 参加人数：【〇〇名程度】
- 予算の上限：【1人あたり〇〇円程度 / 全体で〇〇万円程度】
- 日時の候補：【〇〇（例：〇月の金曜夜、週末）】
- 場所の制約：【〇〇（例：都内で駅近、リモート参加者もいる）】
- 参加者の特徴：【〇〇（例：20〜50代、お酒を飲めない人もいる）】
# 出力形式（パターンごと）
1. パターン名 & コンセプト
2. 概要
3. タイムスケジュール
4. 概算予算（内訳つき）
5. メリット・デメリット
6. 幹事の準備チェックリスト【重要】プロンプト活用の注意点とセキュリティ対策
生成AIは強力なツールですが、「使い方を間違えるとリスクになる」側面もあります。安全に活用するために、以下の5つのルールを守りましょう。
ルール1：機密情報・個人情報を入力しない
生成AIに入力した内容は、サービスによっては学習データとして使われる可能性があります。以下の情報は絶対に入力しないでください。
- 顧客の個人情報（氏名、住所、電話番号など）
- 自社の未公開の財務情報、契約内容
- 社員の個人情報（マイナンバー、評価情報など）
- パスワード、APIキーなどの認証情報
対策： プロンプト内では 【〇〇】 やダミーデータを使い、出力された文章に後から実際の情報を手入力してください。
ルール2：AIの出力は必ず人間がチェックする
生成AIは「もっともらしい嘘」をつくことがあります。これをハルシネーション（幻覚）と呼びます。特に数値データや法律の条文については、**必ずファクトチェック（事実確認）**を行ってください。
ルール3：法律・税務・医療の最終判断は専門家に
就業規則の改定や税務判断、契約書の作成など、法的拘束力がある文書は、AIの出力を「たたき台」として使い、最終版は必ず社労士・税理士・弁護士に確認してもらいましょう。
ルール4：著作権に注意する
AIが生成した文章が、既存の著作物と酷似する場合があります。特に外部に公開するコンテンツは、コピペチェックツールなどで確認することをおすすめします。
ルール5：社内の利用ルール（ガイドライン）を整備する
生成AIを社内で活用するなら、利用可能なツール、入力禁止情報、生成物の扱いなどを定めたガイドラインを作りましょう。具体的な作り方やコピーして使えるテンプレートは、中小企業向け生成AI利用ガイドラインの作り方で解説しています。
【まとめ】総務部門で使える生成AIプロンプト10選
本記事の内容をまとめると、こんな感じになります。
- プロンプトの型：役割・目的・条件・出力形式の4要素を意識する
- 10個のプロンプト：社内通知、アジェンダ、議事録、マニュアル、FAQ、規程見直し、求人票、面接質問、研修企画、イベント企画
- セキュリティ5つの鉄則：機密情報入力禁止、出力必ずチェック、専門分野は専門家に
大切なのは、**「まず1つ試してみる」**ことです。おすすめの入門は「社内通知文の作成」——リスクが低く、すぐに効果を実感できます。経理や営業部門でも同様のプロンプトを紹介していますので、経理部門で使えるプロンプト10選や営業部門で使えるプロンプト10選もあわせてご活用ください。プロンプトを試した後、社内での効果を測りたい場合は生成AIの効果測定の方法もご参照ください。
以上となります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。